Brezpapirno poslovanje ni zgolj elektronsko arhiviranje

Celovita rešitev je predpogoj za uspešen prehod na brezpapirno poslovanje. Parcialne rešitve znotraj ERP, CRM, portalov… delo z dokumenti rešujejo zelo omejeno. Navadno v takem primeru nastanejo številni »silosi« dokumentacije, ki imajo vsak svoj lasten način hranjenja in procesiranja dokumentov. Ker našteti sistemi niso primarno namenjeni upravljanju dokumentov so le-ti navadno pomanjkljivi ali celo neustrezni. Pravice dostopov, klasificiranje dokumentov, informacijska varnost naj se upravljajo na enem mestu. Na ta način zagotovimo uporabniku delo z dokumenti na enem mestu in enoten način. Iskanje, procesiranje je hitrejše in uporabniku prijazno, hkrati transparentno in varno.

Pomemben je gozd in ne eno drvo

Pri prehodu na brezpapirno poslovanje je pomembno, da na začetku definiramo s kakšnimi dokumenti imamo opravka, ali so vezani na procese, kje je njihov izvor, kdo so uporabniki, ki jih kreirajo, potrjujejo, ali so potrebne integracije z drugimi sistemi. Elektronska obravnava dokumentov 

se začne pri njihovem nastanku in ne arhiviranju. Da to dosežemo je potrebno dokumente obravnavati v elektronski obliki skozi celoten življenski cikel dokumenta, od nastanka skozi potrjevanje in podpisovanje do končnega arhiviranja. Vhodna pošta in potrjevanje računov niso najpomembnejši dokumenti v vaši organizaciji. Ne pozabimo na ogromno količino pomembne poslovne dokumentacije, ki nastaja v prodajnem procesu, projektih, razvoju, sestankih vodstva, kadrovski… in so ključni za transparentno, varno predvsem pa učinkovito delo vaših zaposlenih in izkušnje vaših strank.

Ko imamo določeno kaj vse želimo doseči se implementacije lotimo modularno. Obvladljivost in hitra dostava končnim uporabnikom bo dala projektu dodaten zagon.

Z upoštevanjem zgornjih pravil bo elektronska hramba dokumentov samoumeven rezultat ustreznega dela z dokumenti v elektronski obliki

O digitalizaciji ne moremo govoriti, če nam dokumente raznašajo golobi

Govoriti o digitalizaciji poslovanja in pozitivni izkušnji internih uporabnikov kot naših strank ne moremo govoriti če pričakujemo, da nam bo uporabnik podpisan obrazec, pogodbo… prinesel na okence, poslal po klasični pošti… Dokumente, ki jih pošiljamo in prejemamo od naših poslovnih partnerjev in strank moramo biti sposobni poslati in prejemati po različnih komunikacijskih kanalih. Njihov status pa spremljati v različnih sistemih (CRM, ERP, Core, Web…).

Če želite brezpapirno poslovati izvedite več in nas pokličite.

Z nami lahko hitro in učinkovito prehodite pot do brezpapirnega poslovanja. Skupaj postavimo temelje preobrazbe vaše organizacije.

Blog

Zadnje zapisano

Brezpapirno poslovanje ni zgolj elektronsko arhiviranje

Digitalna platforma za uspeh v letu 2017

Razmišljate o uvedbi CRM?